Datenschutzeinstellungen 
Inventarisierung leicht gemacht
COBA für unser Büroinventar
In der IT-Branche, wo eine leistungsstarke Hardware unerlässlich ist, steht jedes Unternehmen vor der Herausforderung einer ordentlichen Inventarisierung. Auch wir bei Plincs sind als Softwareentwickler täglich mit komplexen Programmen und Aufgaben konfrontiert, die eine robuste technische Ausstattung erfordern.
Daher ist es entscheidend, dass jeder in unserem Team – von den Entwicklern bis zu den Projektmanagern – mit den notwendigen leistungsstarken Laptops, Bildschirmen und hochwertigem Zubehör ausgerüstet ist. Um einen besseren Überblick über unsere zahlreichen Geräte und die Zubehörteile zu behalten, setzen wir seit kurzer Zeit unser Software-Tool COBA ein.
In diesem Blogbeitrag möchten wir Euch von unseren Herausforderungen vor COBA berichten und wie wir es geschafft haben die Inventarisierung des Büros deutlich leichter zu gestalten. Wir möchten euch zeigen, wie einfach es sein kann, seine Hardware oder andere Betriebsmittel ordentlich und kinderleicht zu dokumentieren und zu verwalten. Zusätzlich können auch Workflows integriert werden, um rund um den Arbeitsprozess Abhilfe zu schaffen.
Warum analoge Inventarlisten veraltet und umständlich sind
In den Anfängen von Plincs konnten wir unser überschaubares Equipment relativ einfach im Auge behalten. Alle Geräte wie Laptops, Bildschirme und Tastaturen befanden sich in den Büroräumen vor Ort und das Team war so übersichtlich, dass eine Liste mit Kaufdaten der Hardware ausreichte, um den Überblick zu wahren. Doch mit der Zeit und dem Wachstum des Teams wuchsen auch unsere Ansprüche an die Inventarverwaltung. Die reine Aufrechterhaltung von Listen und die manuelle Dokumentation unserer wachsenden Hardware-Ausstattung wurden zunehmend zeitaufwendiger.
Es wurde essentiell, nicht nur die Geräte zu erfassen, sondern auch ihre Verwendung und Zuständigkeiten klar zu dokumentieren. Die konsequente Aktualität der Daten war unerlässlich, da jeder Fehler oder jede Lücke in der Dokumentation zu Ineffizienzen führen könnte.
Die Einführung von hybriden Arbeitsmodellen brachte eine weitere Herausforderung in der Inventarisierung unserer Büroausstattung. Durch das abwechselnde Arbeiten im Büro und im Homeoffice, wurde es umso wichtiger mit zu dokumentieren, welcher Mitarbeiter welche Ausrüstung daheim im Einsatz hat. Nicht dokumentierte Hardware, führte zu Unklarheiten über den Standort und Zustand unserer Geräte.
Es stellte sich die Frage: Wie kann man bei wachsenden Teamgrößen und flexiblen Arbeitsmodellen die Kontrolle über die Betriebsmittel behalten? Wie stellt man sicher, dass die Hardware nicht nur vorhanden, sondern auch einsatzbereit ist? Wie plant man zeitnah Ersatz für all die Kleinteile, die täglich im Einsatz sind?
Wir erkannten, dass analoge Methoden für unser dynamisches Umfeld nicht mehr ausreichten und eine modernere, flexiblere Lösung erforderlich war, um mit den steigenden Anforderungen Schritt zu halten.
Unsere Lösung für die Inventarisierung: COBA
Angesichts der Notwendigkeit, unser Inventarsystem zu modernisieren und zu vereinfachen, haben wir uns für unser eigenes Software-Tool COBA entschieden. COBA ist speziell dafür konzipiert, die Verwaltung und Dokumentation von Hardware, Betriebsmitteln und Standorten zu optimieren. Es bietet eine umfassende Lösung, die den gesamten Prozess von der Beschaffung bis zur Ausgabe der Geräte an die Mitarbeiter abdeckt.
Dank seiner flexiblen Struktur ermöglicht COBA die hierarchische Erfassung aller Betriebsmittel, wodurch eine klare Zuordnung und Kategorisierung ermöglicht wird. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung des Büroinventars, sondern optimiert auch die Handhabung von Geräteausgaben an Mitarbeiter. Wenn ein neuer Mitarbeiter beginnt, wird die ihm zugewiesene Hardware in COBA registriert, zusammen mit allen relevanten Dokumenten, die seine Übernahme bestätigen. Diese Dokumente können direkt im System hinterlegt werden, was eine nahtlose Integration von Personal- und Inventardaten ermöglicht.
Zusätzlich unterstützt COBA die Erstellung und Anwendung von Checklisten und Formularen, die den Übernahmeprozess standardisieren und dokumentieren. Dies gewährleistet eine vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung aller Transaktionen und Interaktionen mit dem Inventar, von der ersten Zuweisung bis zur finalen Rückgabe oder Erneuerung der Geräte.
Mit COBA haben wir ein System, das den gesamten Lebenszyklus unserer Betriebsmittel lückenlos begleitet und dokumentiert, wodurch wir nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit unserer Inventarverwaltung erheblich verbessern.
Schritt 1: Systematische Inventarisierung
Zuallererst war es wichtig, Klarheit darüber zu schaffen, welche Hardware wir verwalten. Große, essentielle Geräte wie Laptops und Bildschirme standen dabei an erster Stelle. Bei den Zubehörteilen identifizierten wir die wichtigsten Komponenten.
Daraus ergab sich für uns folgendes Inventar:
- Laptops
- Bildschirme
- Tastaturen
- Mäuse
- Headsets
- Dockingstationen
Schritt 2: Visuelle Hierarchie und klare Zuordnung von Büro, Standort und Mitarbeiter
COBA ermöglicht uns, eine visuelle Hierarchie unserer Betriebsmittel zu erstellen.
An der Spitze dieser Hierarchie stand unser Firmensitz im Lakeside Park, darunter gliederten sich unsere Büros mit spezifischen Raumnummern. Zusätzlich fügten wir „Home Office“ als eigenen Bereich hinzu, um auch die Ausrüstung der ausschließlich von zu Hause arbeitenden Mitarbeiter zu erfassen.
Die Mitarbeiter wurden entsprechend ihren Büros zugeordnet. Dadurch ergab sich bereits eine übersichtliche Struktur über unseren Standort, die Büros und unsere Mitarbeiter. Der finale Schritt bestand darin, die spezifischen Geräte den jeweiligen Mitarbeitern zuzuordnen.
Schritt 3: Detaillierte Datenerfassung: Die Anpassungsfähigkeit von COBA
In COBA haben wir jedem Hardwaregerät spezifische Felder zum Ausfüllen zugewiesen, um wichtige Informationen wie Name, Kategorie, Seriennummer und Kaufdatum systematisch zu erfassen.
Diese Felder sind flexibel gestaltet, sodass sie individuell angepasst und erweitert werden können, um den spezifischen Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden.
Diese Flexibilität ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die oft eine Vielzahl von Betriebsmitteln mit unterschiedlichen Daten verwalten müssen. Die Möglichkeit, jedes Feld an ihre speziellen Bedürfnisse anzupassen, ermöglicht eine präzise und effiziente Erfassung und Verwaltung aller relevanten Informationen. Zudem können die Felder auch vordefiniert werden, um den Prozess der Dateneingabe zu beschleunigen und die Genauigkeit zu erhöhen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn spezifische Messwerte erfasst werden müssen. Durch die Vordefinierung der Felder werden die richtigen Informationen schneller eingetragen, wodurch der Prozess effizienter wird und die Fehlerquote sinkt.
Um die Eindeutigkeit jedes Gerätes zu gewährleisten, verwenden wir nicht nur die originalen Seriennummern der Hersteller, sondern weisen auch eigene Inventarnummern zu. Diese werden dann auf speziellen Asset-Stickern vermerkt und sichtbar auf den entsprechenden Geräten angebracht.
Revolution im Lagermanagement
Für Geräte, die momentan nicht in Gebrauch sind und keinem Mitarbeiter direkt zugeordnet wurden, haben wir in COBA das Lager eingerichtet. Innerhalb dieses Lagers ist die Hardware nach Kategorien geordnet, sodass jedes einzelne Gerät präzise erfasst und zugeordnet wird. Auf diese Weise können wir nun auf einen Blick erkennen, welche Ausstattung verfügbar ist und wie viele Geräte sich im Lager befinden.
Im Gegensatz zu unseren früheren Listen, die den Lagerstand nur unvollständig abgebildet haben, bietet unser COBA-System jetzt eine stets aktuelle und genaue Übersicht über vorhandenen Geräte. Wir können schnell feststellen, wie viele Einheiten eines bestimmten Gerätetyps verfügbar sind, ohne manuell durch veraltete Datensätze blättern zu müssen. Darüber hinaus lassen sich auch Garantiezeiten und Abschreibungen optimal verwalten, da alle Informationen wie Kaufdatum und Lieferantendetails stets griffbereit sind.
Dank der Flexibilität von COBA können wir die Hardware kinderleicht zwischen dem Lager und den Mitarbeitern umverteilen. Die Integration neuer Geräte erfolgt ebenso problemlos durch vordefinierte Kategorien. Diese verbesserte Organisation hebt unsere Verwaltung auf ein neues Level: Durch die Zentralisierung aller Daten entfallen zeitaufwendige Suchvorgänge, und die Planung von Einkaufsvorgängen und Garantie-Abwicklungen wurde deutlich vereinfacht.
COBA hat die Verwaltung unserer Hardware deutlich vereinfacht, indem es uns ermöglicht, den Bedarf proaktiv zu erkennen und zu decken.
Schnell und intuitiv: Die leistungsstarke Suchfunktion von COBA
Für noch schnellere Ergebnisse über vorhandene Hardware verfügt COBA über eine leistungsfähige Suchfunktion. Nutzer können intuitiv einen Suchbegriff eingeben oder die vielfältigen Filteroptionen nutzen, um genau das zu finden, was sie benötigen. Ob man beispielsweise nach „Tastatur“ im Lager sucht, um sofort zu sehen, welche und wie viele verfügbar sind, oder eine spezifische Gerätenummer eingibt, um direkt auf dieses Gerät zuzugreifen – COBA macht es möglich, effizient und ohne Umwege zu den gewünschten Informationen zu gelangen.
Dokumente und Workflow für das Onboarding in COBA
Ein besonderes Feature in COBA ist unser integrierter Onboarding-Workflow. Dieser funktioniert wie ein Formular, das alle wichtigen Schritte für neue und bestehende Mitarbeiter dokumentiert. Neben den Personalstammdaten werden auch die Vollständigkeit und Unterzeichnung wichtiger Dokumente wie Arbeitsvertrag und Homeoffice-Vereinbarung überprüft und die Dokumente direkt dem Mitarbeiter beigefügt.
Neben Dokumenten und Formularen lassen sich auch Bilder oder PDF-Anhänge in COBA hinzufügen.
Für uns bedeutet diese Erweiterung eine zentrale Sammlung aller relevanten Informationen und Daten eines Mitarbeiters und seiner Hardware, was die Personalverwaltung erheblich vereinfacht.
COBA: Viel mehr als nur Inventarverwaltung
COBA hat unsere Verwaltung von Inventar und unserer Hardware revolutioniert. Dank der Übersichtlichkeit und intuitiven Bedienung bietet es erhebliche Erleichterungen im Arbeitsalltag.
Besonders spannend war es für uns die Perspektive zu wechseln und die Rolle des Anwenders einzunehmen. Das hat uns enorm dabei geholfen unser Tool und die Anforderungen unserer Kunden besser zu verstehen. Wir konnten dadurch gezielt Unklarheiten optimieren.
Ein großer Vorteil von COBA ist seine Anpassungsfähigkeit. Es ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Unternehmenssysteme und kann individuell nach Kundenwünschen konfiguriert werden.
Sieben Gründe, warum COBA eure Betriebsmittelverwaltung revolutionieren wird
- Angepasste Betriebsmittelverwaltung: COBA ermöglicht Unternehmen eine umfassende und einfache Verwaltung von Anlagen, Betriebsmitteln, Standorten und Hardware. Mit zahlreichen benutzerfreundlichen Funktionen bietet es eine effektive Lösung für die Dokumentation und Organisation sämtlicher Unternehmensressourcen.
Erinnerungsfunktion: Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine wichtigen Termine oder Fristen übersehen werden.
Benutzerfreundlichkeit: Die einfache Handhabung von COBA ermöglicht es auch Nutzern ohne technische Vorkenntnisse, effektiv mit der Plattform zu arbeiten.
Dokumentenmanagement: Anhängen von Dateien direkt an die Einträge im System erleichtert die Dokumentation und den Zugriff.
Flexibilität bei der Datenerfassung: Neue Betriebsmittel lassen sich mit wenigen Klicks hinzufügen, während vordefinierte und anpassbare Felder die Dateneingabe vereinfachen.
Erweiterte Zugriffskontrolle: Benutzerrollen und Berechtigungen können detailliert festgelegt werden, um die Sicherheit und den richtigen Zugang zu Informationen zu gewährleisten.
Mobil: COBA ist auf allen Endgeräten anwendbar – von Smartphone über Tablet bis hin zum Laptop und PC.
Fazit: COBA setzt neue Maßstäbe in der Betriebsmittelverwaltung
COBAs umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten machen es zu einem vielseitigen Werkzeug, das perfekt für Unternehmen jeder Größe, die eine effiziente Büroinventarverwaltung suchen, geeignet ist. Es setzt neue Maßstäbe in der Betriebsmittelverwaltung, indem es eine nahtlose, anpassbare und benutzerfreundliche Lösung bietet, die den spezifischen Bedürfnissen jedes Unternehmens entspricht. Mit COBA ist die Verwaltung von Betriebsmitteln nicht nur einfacher, sondern auch smarter – ein unverzichtbares Tool für moderne, effiziente Unternehmensführung.
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