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Von der Idee zur Innovation
Kreative Freiräume schaffen: Der Weg zu mehr Innovation im Unternehmen
“Hast du von diesem neuen AI-Tool gehört? Das klingt so toll! Ich würde gerne ausprobieren ob es bei unserem aktuellen Problem helfen kann.” oder “Ich mache immer die gleichen Dinge am Monatsende, so lästig. Das zu automatisieren wäre ein Traum aber ich habe keine Ahnung wie ich das anstellen soll.” – Solche ähnlichen Sätze hast du vielleicht selbst schon gesagt oder von deinen Mitarbeitern gehört. Wenn ja, dann wäre es vielleicht auch in deinem Unternehmen Zeit “Innovation Days” zu organisieren, denn deine Mitarbeiter haben Ideen und Motivation. Es wäre ein Fehler, das zu ignorieren.
Mein Name ist Daniela Meinhardt und ich bin Marketing Managerin und Scrum Master bei Plincs. In diesem Blog Beitrag erzähle ich dir, was Innovation bedeutet, warum es wichtig ist sie zu fördern und wie du innerhalb von zwei Tagen, deinen Mitarbeitern Zeit und Raum für neue Ideen schaffen kannst. Ich bieten dir Einblick in unsere Erfahrung und auf welche Stolpersteine du achten solltest.
Jedes Unternehmen will Innovativ sein, aber wie soll man kreativ und innovativ im Arbeitsalltag sein, wenn ständig das Telefon klingelt, die Mailbox übergeht und man eigentlich schon in einem Meeting sitzen sollte?
Innovation braucht Ruhe, Zeit und eine Umgebung in der man ohne Druck ausprobieren kann, was auch immer einen in den Sinn kommt.
Aber zuerst musst du die Frage klären, was ist Innovation überhaupt? Was ist Innovation nicht und warum ist sie wichtig?
Innovation als Unternehmensmotor: Vier Gründe, warum sie entscheidend ist.
Innovation im klassischen Sinn, bedeutet, etwas anders zu machen, um Wert zu schaffen. Unternehmensinnovation ist die Einführung neuer Ideen, Methoden, Produkte oder Dienstleistungen, die zu signifikanten Verbesserungen oder Fortschritten innerhalb einer Organisation führen. Unternehmensinnovation ist aus vier Hauptgründen wichtig:
Vorsprung vor potenziellen Störungen: Innovation ermöglicht es Störungen des Unternehmens vorzubeugen indem strategische Änderungen vorgenommen werden und internes unternehmerisches Denken gefördert wird.
Steigerung der Effizienz: Viele Unternehmensinnovationen zielen darauf ab, bestehende Geschäftsprozesse kostengünstiger, schneller und nachhaltiger zu machen. Das spart Zeit und die Anpassungsfähigkeit an Branchenverschiebungen wird verbessert.
Anziehung und Bindung von jungen Talenten: Mitarbeiter, insbesondere Millennials und die Generation Z, bevorzugen es, für missionarische, schnelllebige Unternehmen zu arbeiten, von denen sie glauben, dass sie eine vielversprechende Zukunft haben.
Markenwahrnehmung: Verbraucher neigen eher dazu, von Unternehmen zu kaufen, die sie als innovativ und sozial verantwortungsbewusst wahrnehmen.
Innovation wird oft missverstanden und als Schlagwort für die Nutzung neuester Technologien oder Veränderungen ohne konkreten Zweck verwendet. Tatsächlich beschränkt sich die Definition von Innovation auf Veränderungen im Kerngeschäft einer Organisation, die zu Wachstum führen.
Tipp
Studien haben gezeigt, dass Innovation oft von Mitarbeitern abgelehnt wird, da diese den Begriff negativ konnotieren. Innovation wird als Veränderung verstanden und von den Mitarbeitern mit Angst gleichgesetzt. Im weitesten Sinne sogar mit der Angst, durch Technologien und Innovationen ersetzt zu werden. Wenn du das Gefühl hast, dass deine Mitarbeiter schlecht auf das Wort “Innovation” reagieren könnten, benenne diese vielleicht “Idea Days” oder “Reinvention Days”. Nicht jeder Mitarbeiter ist offen für Innovation oder fühlt sich im Stande Innovatives beizutragen aber beinahe Jeder hat zumindest eine Idee die er beitragen kann.
Wie man kreatives Potenzial im Unternehmen aktiviert
Innovation ist, wie oben beschrieben, wichtig für ein Unternehmen und kann auf verschiedenste Weise helfen. Doch am Anfang einer Innovation steht immer noch eine Idee welche Kreativität benötigt.
Du solltest dir also die Frage stellen, wie kannst du in deinem Unternehmen Raum schaffen, in dem sich die Mitarbeiter frei und kreativ neuen Ideen widmen können? Wie kannst du sie bei der Umsetzung dieser Ideen unterstützen? Wie schaffst du es, die Kompetenzen, die bereits in unserem Unternehmen sind, zu nutzen und teamübergreifende Zusammenarbeit fördern?
Wenn du länger darüber nachdenkst wird dir vermutlich schnell klar, dass es Zeit außerhalb des normalen Alltags braucht, um einen Raum für Kreativität zu schaffen. Niemand kann im Alltagsstress Ideen finden, geschweige denn innovative Prototypen daraus entwickeln.
Deshalb haben wir die sogenannten “Innovation Days” ins Leben gerufen, welche an Game Jams (In einem bestimmten Zeitraum, werden kreative Spieleideen von Grund auf gebaut und Prototypen entwickelt) angelehnt sind. Mit diesem Event haben wir zwei volle Tage, im Zeichen von Innovation gestellt. In den folgenden Punkten, bekommst du einen Einblick wie du solche Tage selbst organisieren kannst und wie unsere Erfahrung damit ist.
Den Rahmen für Erfolg setzen
Wichtig für den Erfolg und für die Planung eines solchen Events ist es, dass du dir Gedanken über die Rahmenbedingungen machst und, dass du diese klar mit deinen Mitarbeitern kommunizierst. Wie viele Projekte möchtest du gerne sehen? Gibt es überhaupt eine genau Anzahl? Sollen viele kleine Projekte getestet werden oder nur ein großes aber das Teamübergreifend? Soll nur eine Abteilung teilnehmen oder die ganze Firma?
Um zu veranschaulichen was damit gemeint ist, sind hier die Bedingungen, die wir bei unseren letzten “Innovation Days” gesetzt haben:
Chance, ein oder mehrere Projekt zu testen.
Es gibt keine Einschränkung auf ein gewisse Anzahl von Projekten. Sollte sich eine Idee als nicht umsetzbar oder zu kompliziert erweisen, kann eine andere verfolgt werden.
Verfolgt werden entweder bestehende Ideen oder völlig neue Ideen.
Manche Mitarbeiter haben schon lange Ideen, die sie gerne ausprobieren möchten, andere wiederum hatten bisher noch keine Zeit oder Muse überhaupt über solche Dinge nachzudenken.
Teamübergreifende Lösungsfindung.
Durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, sollen völlig neue Ideen oder Lösungen gefunden werden.
Wissen innerhalb des Unternehmens weitergeben.
Manche Mitarbeiter beschäftigen sich schon im Privatleben mit gewissen Themen oder haben bereits bestimmte Soft- oder Hardskills. Diese sollen mobilisiert und im Unternehmen weitergegeben werden.
Ohne Erfolgsdruck ausprobieren.
Wir wollten unseren Mitarbeitern die Gelegenheit geben völlig frei und ohne Erfolgsdruck Konzepte und Ideen auszuprobieren, egal ob diese danach weiterverfolgt werden oder nicht.
Jeder Beitrag zählt, egal wie weit er umgesetzt wird.
Es sollte keine Einschränkungen geben, wie der Beitrag einer Person aussehen soll. Egal ob aus programmierter Prototyp oder auf Papier gezeichneter Workflow, alles ist erlaubt.
Durch dieses Konzept, wird die Experimentierfreudigkeiten, Kreativität und der Drang sich persönlich weiterzuentwickeln in jedem Mitarbeiter geweckt und so ein Mehrwert für das Unternehmen geschaffen. Ziel war es auch, über die Grenzen von Abteilungen oder Professionen hinaus, die Zusammenarbeit zu fördern. Know-How welches innerhalb des Unternehmens existiert, sollte genutzt und weitergegeben werden.
Das richtige Thema für Innovationstage wählen
Als nächstes solltest du dir Gedanken darüber machen, ob deine Innovation Days unter einem Motto stehen sollen. Einerseits sollte das Denken der Mitarbeiter durch ein Thema nicht zu sehr eingeschränkt werden, andererseits könnte es dabei helfen, eine Richtung zu finden, vor allem für jene, die noch keine konkrete Vorstellung haben.
Nach einer kurzen Brainstorming Phase entschieden wir uns für ein Thema, räumten bei der Präsentation aber ein, dass sich dabei eher um eine Art Hilfestellung als eine Regel handelt. Unser Thema lautete:
”Smart Work: Alltagsaufgaben besser lösen!”
Der Grundgedanke des Themas war Ideen zu finden, die den Arbeitsalltag effizienter, angenehmer und produktiver gestalten. Wir wollten uns gemeinsam den wiederkehrenden oder zeitraubenden Aufgaben widmen, die wir jeden Tag erledigen – und Wege finden, diese zu optimieren oder vielleicht sogar zu automatisieren.
Der Ablauf
Innovation braucht Zeit aber wie viel genau? Das kommt auf deine Ziele an. Hast du das Ziel große, teamübergreifende Projekte mit fertigen Prototypen zu verfolgen, so solltest du drei Tage, vielleicht auch mehr einplanen. Mindestens zwei Tage sind jedoch ein guter Start. Das gibt deinen Mitarbeitern genügend Zeit um Neues zu testen ohne das dabei die alltäglichen Aufgaben zu lange liegenbleiben.
Für unsere Innovation Days, fiel die Entscheidung auf zwei Tage, da es auch unser Ziel war, möglichst viele Projekte zu erforschen.
Beispiel für den Ablauf von zwei Tagen “Innovation Days”
1. Tag
- Eröffnung (Veranstaltungsort): Wir beginnen mit einer kurzen Einführung, um den Tag zu eröffnen.
- Brainstorming (Veranstaltungsort): Kurze Brainstorming Phase in Teams, in der Ideen für Projekte entwickelt werden.
- Vorstellung der Ideen (Veranstaltungsort): Jedes Team/ Jede Person stellt sein Projekt vor (max. 3 min.) und entscheidet sich, was er in den nächsten Stunden/Tagen umsetzen möchte.
- Mittagessen
- Umsetzung (Büro): In Teams oder individuell wurde an den Projekten gearbeitet. Nutzt die Zeit zum Experimentieren, Erkunden und Prototypen bauen.
2. Tag
- Normaler Arbeitsbeginn: Am nächsten Tag haben die Mitarbeiter noch Zeit ihre Projekte weiter zu verfolgen und auszubauen.
- Präsentation (Veranstaltungsort): Präsentation der Ergebnisse, maximal X Minuten pro Projekt mit anschließender Diskussion und gemeinsamen Ausklang.
Ein Rückblick auf unsere Innovation Days
Unsere Innovation Days folgten genau den oben erklärten Plan.
Die Eröffnung startete in einem externen Veranstaltungsort mit genügend Platz und Tischen für alle Teilnehmer. Ein Ort, der außerhalb des Büros liegt, sollte helfen auf neue Gedanken zu kommen um abseits vom Alltag Ideen zu entwickeln.
Mit einer kurzen Präsentation, in der ich die Ziele und den Ablauf der folgenden Stunden und Tage erklärte, starteten wir in die Veranstaltung. Danach ging es gleich weiter ins Brainstorming, für das zufällige Gruppen gebildet wurden um Themen und Ideen zu finden die in den nächsten Tagen umgesetzt werden sollten.
Nach ungefähr einer Stunde Brainstorming stellte jede Gruppe ihre Ideen den anderen Teams vor und notierte diese auf einem großen Whiteboard. Nachdem die Vorstellung der Ideen zu Ende war, ging ich als Moderator, jede der Ideen durch und fragte die Teilnehmer, wer sich an der Umsetzung beteiligen würde. Die Namen der Personen wurden zur jeweiligen Idee notiert und für jeden ersichtlich über die zwei Tage hinweg, im Büro aufgestellt. Nach dem Mittagessen ging es zurück ins Büro und das Experimentieren begann.
Am zweiten Tag starteten wir mit einem Check-Up Meeting, indem jeder eine kurze Zusammenfassung seiner Aufgaben gab und die Chance hatte, auch die anderen Mitarbeiter um Hilfe oder Rat zu fragen. Um 15:00 Uhr begannen wir mit der Präsentation der Ergebnisse im Büro, bei der jeder Mitarbeiter seinen Fortschritt und seine Learnings mit den anderen teilte. Jeder Teilnehmer hatte 10 Minuten Zeit für seine Präsentation, mit kurzer Diskussion im Anschluss. Zum Abschluss der Veranstaltung fand ein gemeinsames Essen in einer nahegelegenen Lokalität statt, wo die Möglichkeit bestand, intensiver über die Ergebnisse zu diskutieren und sich auszutauschen.
Was hat funktioniert und was nicht?
Anschließend an die Innovation Days sendeten wir einen Feedback-Fragebogen an die Teilnehmer aus, welchen wir auswerteten und die Ergebnisse in einem separaten Meeting präsentierten.
Mit beinahe fünf Sternen wurden die Innovation Days als Sehr gut bewertet. Hier eine kleine Zusammenfassung des Feedbacks:
Pros
- Sinnvoll, produktiv und lustig für Alle!
- Sehr starker Austausch mit Kollegen, auch team- und abteilungsübergreifend.
- Ausführliche Diskussionen in der großen Runde über wichtige Themen.
- Freier Raum zum Experimentieren ohne Einschränkungen.
- Gute Vorbereitung und Organisation.
- Bereits spürbare Auswirkungen da Produktivität erhöht werden konnte.
- Qualitativ hochwertige Projekte – manche werden auch weiterverfolgt.
Kons
- Mix aus Remote und vor Ort.
- Zweites Checkup-Meeting fehlte.
- Finale Präsentation im Office.
- Zu wenig Zeit für Diskussion und Präsentation.
Insgesamt waren die Innovation Days ein voller Erfolg. Die Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter werden dennoch für die nächste Veranstaltung berücksichtigt. Es muss klar kommuniziert werden, dass die Veranstaltung verpflichtend und vor Ort stattfindet. Die Option von einer Remote-Teilnahme sollte nur in Ausnahmefälle genehmigt werden, da ansonsten einer der wichtigsten Aspekte dieser Veranstaltung, nämlich der direkte Austausch mit Kollegen wegfallen würde. Weiters werden wir ein zusätzliches Zwischen-Meeting einführen, damit sich die Teilnehmer über die Fortschritte ihres Projektes leichter austauschen können.
Die nachhaltige Wirkung unserer Innovation Days
Wir konnten mit unseren Innovation Days alle Ziele erreichen, die wir uns gesteckt hatten. Die Mitarbeiter zeigten mit ihrem äußerst positiven Feedback eine hohe Zufriedenheit mit der Veranstaltung, weshalb wir uns entschlossen haben, halbjährlich Innovation Days zu veranstalten. Bei einigen Mitarbeitern konnten nicht nur unmittelbare Produktivitätssteigerungen festgestellt werden, sondern es wurden auch lang liegengebliebene Themen erfolgreich angepackt/angegangen. Zudem wurden Diskussionen angestoßen, die das gesamte Team weitergebracht haben.
Für Unternehmen, die die Kreativität und das Engagement ihrer Mitarbeiter nutzen wollen um Innovation zu fördern, sind “Innovation Days” eine kostenschonende Alternative zu teuren Workshops, die zusätzlich den Teamgeist und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht.
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